Zarządzanie czasem
8 lutego napisałem krótkiego posta na temat moich metod zarządzania czasem. W artytule “Uratuj swój czas” przedstawiłem prosty program RescueTime, który za pomocą sprytnego systemu zapisywania wszystkich wykonywanych czynności na komputerze, tworzy statystyki przedstawiające w jasny sposób na co przeznaczamy swój czas “siedząc przed monitorem”. Ze względu na to, że moja praca jest związana z praktycznie kilkugodzinnym, codziennym przesiadywaniem na komputerze, bez wahania zainstalowałem ten program po czym dla dobra badań zapomniałem o nim na dwa miesiące i korzystałem z komputera tak, jak to robiłem do tej pory.
W ciągu marca program RescueTime śledził moje działania na komputerze przez 74 godziny. Poniżej zamieszczam wykres przedstawiający ile czasu poświęciłem na konkretne zajęcia.
Jak widać na załączonym obrazku około 15h spędziłem rozmawiając na komunikatorach gg/skype. Wbrew pozorom nie jest to czas w 100% zmarnowany ze względu na to, że komunikuje się tą drogą z moimi klientami/współpracownikami. Niestety program nie ma możliwości zbadania ile czasu przegadałem rozmawiając o swoich projektach, a ile o rzeczach, które kompletnie nie wnoszą nic pożytecznego do mojego życia. Podejrzewam, że maksymalnie 30% tego czasu było poświęcone na konkretne rozmowy dotyczące mojej pracy.
Kolejną kategorią rzucającą się w oczy jest “fun” czyli surfowanie po stronach rozrywkowych. Zakładając, że zredukowałbym czas jaki przeznaczam na rozmowy via gg/skype o 70% oraz wyeliminowałbym surfowanie po zbędnych stronach rozrywkowych, które są najzwyklejszymi zabijaczami czasu oszczędziłbym w ciągu miesiąca około 17h. Na pierwszy rzut oka 17 straconych godzin nie jest szokującą wiadomością, jednak patrząc na to z perspektywy 3 dodatkowych dni (dziennie pracuje około 5-6h), które mógłbym przeznaczyć na odrobienie zaległości – jest o co walczyć.
Aby sobie pomóc zainwestowałem w krótką książkę-poradnik “Zarządzanie czasem – profesjonalne odpowiedzi na codzienne wyzwania zawodowe”. Książka ma około 120stron dzięki czemu można ją przeczytać praktycznie jednym tchem, w drodze do uczelni/pracy czy w wolnej chwili. Książka nie jest zbyt odkrywcza, dużo więcej cennych porad można znaleźć w książce “Sztuka Efektywności” Davida Allena, mimo wszystko wydaje mi się, że wydane 24zł, które zapłaciłem za tę książkę było całkiem niezłą inwestycją… Książka ta, jest dobrym uzupełnieniem do programu RescueTime. W trakcie czytania przytoczonych w niej “sytuacji z życia wziętych” rekomendowane nam są działania identyczne jak te, wykonywane w programie RescueTime.
Autor zaleca badanie czynności, które wykonujemy każdego dnia. Poleca robienie list “to do”, szacowanie czasu, jaki zajmie nam wykonanie danego celu a następnie porównywanie swoich szacunkowych wartości do tych końcowych, które osiągnęliśmy po wykonaniu danej czynności. W książce zawarte są proste przykłady tabelek z pytaniami, które uświadomią nam co nam przeszkadza/rozprasza w pracy. Krótko mówiąc książka przedstawia nam wszystkie najczęstsze problemy powodujące obniżanie efektywności oraz sposoby na rozwiązywanie tych problemów.
Wydaję mi się, że warto sięgać po takie tytuły. Nie znam osoby, która narzeka na nadmiar czasu… za to znam wiele, które oddałyby wszystko za dobę dłuższą o dodatkowe 8godzin. Książka ta uświadamia nam, że problemem nie jest zbyt mała ilość godzin na dobę, a raczej nieprzywiązywanie uwagi do czynności, które w skali makro są sporymi zjadaczami wolnego czasu.
Wszystkim, którzy narzekają na kumulujące się zaległości polecam nabycie tej niedrogiej (na allegro można dostać za ok. 30zł z wysyłką) pozycji.
Jeśli ktoś będzie zainteresowany, chętnie odsprzedam (za parę dni) po promocyjnej cenie 
której nie dostaniecie w żadnej księgarni. Prawie nieużywana, jedynie dwa razy czytana!
ps: jeśli macie swoje skuteczne sposoby na radzenie sobie z brakiem czasu – zapraszam do komentowania!
Bardzo przydatne jest tworzenie listy czynności np. na Google Calendar – w ten sposób też przepływ informacji między różnymi osobami jest szybszy – dodatkowo można ustawiać (darmowo) przypomnienia wydarzeń smsem/lub mailem o zadanym czasie. Wg mnie świetna rzecz
Z zarzadzaniem czasem jest taki problem, ze jak juz nim dobrze zarzadzasz, to dokladasz sobie nowych zadan i wkoncu przegrzewasz system
Dlatego wrocilem na tryb natchnieniowy i robie, kiedy mam wene. A jak nie mam weny, to nic nie robie, pije piwko, czytam blogi i nawet nie mam juz wyrzutow sumienia. Po takim nic nie robieniu przychodzi ogromna ochota, by cos zrobic i ja wtedy materializuje.
Z tym fan to nie przesadzaj, nie wyróżnia się jakoś szczególnie w porównaniu do innych rubryk. Człowiek też potrzebuje relaksu i dopóki fun nie przegoni giełdy czy projektów to nie masz się czym martwić.
Pozdr.
@SmallCap: wiele osób mi poleca Google Calendar. Muszę w końcu znaleźć chwilę i go przeglądnąć. Ja póki co korzystam z backpackit.com i tez jestem zadowolony
@dedek: wiesz, najpierw chciałbym nauczyć się dobrze zarządzać tym czasem
życie jest za krótkie, żeby go tak marnować.
@Cheed: zdaję sobie z tego sprawę, ale są dużo lepsze formy spędzania wolnego czasu niż serwisy rozrywkowe
Wszystko można co nie można… byle z wolna i ostrożna! To moja dewiza życiowa 
pzdr.
Piotrek
Powtórzę trochę za Cheed’em ale też uważam, że nie ma co przesadzać. Rozrywka i używanie komunikatora do czegoś po za ‘byznesami’ też musi być i tyle. Popieram pracę nad właściwym zagospodarowaniem czasu ale moim zdaniem jeszcze gorsze jest bycie takim robotem. To potrafi uzależnić i czyni człowieka nudnym
Czym innym jest rozsądne zarządzanie a czym innym ucinanie sobie 10 minut rozrywki “bo się limit skończył”
Kluczem jest tu na pewno odpowiednie wyważenie.
Pozdrawiam, Mateusz.
Mateusz Be.: oczywiście, nie można przesadzać. Ogólne założenie jest takie, żeby mieć wszystko pod kontrolą i nie tracić zbyt dużo czasu na bzdety.
Tak jak mówisz, odpowiednie wyważenie jest podstawą sukcesu.
U mnie wystarczy zwykła kartka na której sobie piszę co mam dzisiaj zrobić. Jak coś zrobię to skreślam i zabieram się do następnego aż zrobię wszystko.
Czy potrafisz efektywnie zarządzać swoim czasem? http://coaching.focus.pl/testy/zarzadzanie_czasem/