Student inwestujący

Temat o którym dzisiaj napiszę jest jednym z moich ulubionych. Z moich obserwacji wynika, że metoda spisywania rzeczy “do zrobienia” jest obca wielu osobom. Sam żyłem w takiej nieświadomości przez większą część mojego życia do momentu, w którym uświadomiłem sobie jak wiele zadań każdego dnia mam do wykonania i jak bardzo potrzebuję jakiejś metody na opanowanie chaosu z tym fantem związanego.

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że każda czynność którą wykonują to projekt. Projekty bywają mniejsze lub większe. Możemy uczyć się do egzaminu, robić obiad, otwierać nowy interes/firmę czy planować swój rozwój. Tak naprawdę wszystko, co robimy w naszym życiu da się podzielić na różnej wielkości projekty.

Jak zatem zabrać się do sporządzenia dobrej listy “rzeczy do zrobienia”? Wiele osób odpowie: “wziąć kartkę papieru i długopis, wypisać wszystkie elementy tej składanki i zabrać się do pracy!”. Owszem, jest to najpopularniejsza i zarazem najprostsza metoda. Często jednak wiąże się ona ze złym oszacowaniem wielu czynników, przez co czas wykonywanych zadań rozciąga się najczęściej w nieskończoność. Prawda jest taka, że nie ma jednej najlepszej metody. Każdy musi sam próbować, obserwować swoje działania, wprowadzać zmiany i testować różne kombinacje. Pomimo tego, że nie doszedłem jeszcze w tym temacie do perfekcji, wydaję mi się, że mogę już “coś” na ten temat napisać.

Zacznę od drugiego zagadnienia mojego tematu, czyli “w czym robić listy to do”? Osobiście wybrałem do tego dwa narzędzia. Jedno z nich to bardzo dobrze zaprojektowany system internetowy, drugie to dizajnerski notatnik, który praktycznie zawsze mam przy sobie.

Backpackit.com

Jest to pierwsze narzędzie stworzone do zaawansowanego robienia list “to do”. Ma On szerokie bardzo szerokie zastosowania w zarządzaniu czasem.

Używając backpackit’u możemy:

• robić listy “to do”
• tworzyć różnorakie projekty do zarządzania tymi listami (w darmowym koncie jest limit 5 projektów)
• ustawiać sobie zadania do wykonania w określonym czasie w kalendarzu
• ustawiać przypomnienia wysyłane wg wymyślonych przez nas ustawień (dzień przed/godzina przed/w danym momencie) na wyznaczoną skrzynkę pocztową lub na swój telefon w formie smsów (podobno działa to w orange, mnie niestety smsy nie dochodzą najprawdopodobniej z winy świadomego zablokowania przeze mnie komercyjnych smsów)
• dodawać notki do swoich list oraz komentarze
• tagować poszczególne elementy w celu przyporządkowania ich do słów kluczy
• otworzyć dzienniki (bardzo przydatny dla inwestorów, dzięki niemu możesz zapisywać sobie wszystkie swoje transakcje, przemyślenia i wnioski – wszystko w jednym miejscu)
• dodawać zdjęcia i inne pliki (w płatnej wersji; najtańsza kosztuje $7 miesięcznie)
• i wiele wiele innych…

Mimo bardzo rozwiniętej funkcjonalności tej aplikacji nie zastąpi ona najnormalniejszego na świecie notatnika i ołówka. Ze względu na to, że jestem gadżeciażem wybrałem firmę…

moleskine…

produkującą od ponad wieku różnego rodzaju notatniki, rysowniki, notatniki z pięciolinią czy kalendarze.

Moja Pani dyrektor w szkole średniej zwykła mówić “od najlepszej pamięci zawsze lepszy jest ołówek i kartka papieru”. Jeśli zamiast kartki papieru mamy ich kilkadziesiąt, połączonych w eleganckiej czarnej okładce rodem z “oldschoolowych” książek, tym chętniej korzystamy (tak przynajmniej jest w moim wypadku) z takich narzędzi.

Koszt normalnego notatnika to 30zł. Owszem, można nabyć identyczne po dużo niższych cenach, jednak biorąc pod uwagę dożywotnią gwarancję na ten produkt (jeśli moleskine Ci się zepsuje, robisz zdjęcie, wysyłasz je do producenta, a producent odsyła nowiutkiego, bez jakichkolwiek wad moleskina, którego uprzednio posiadałeś) w tym wypadku warto przepłacać.

Jak robić listy “to do”?

Metod jest wiele. Ja po przeczytaniu paru książek na temat zarządzania czasem czy zarządzania projektami postarałem się wyciągnąć z nich esencję porad i stworzyć swój własny system.

Najważniejsze przy robieniu list “do zrobienia” jest założenie pewnego miejsca, które będzie buforem wszystkich czynności które mamy do zrobienia. W moim wypadku tym buforem jest moleskine z prostej przyczyny – nie muszę mieć dostępu do internetu, żeby zrobić sobie jakieś małe notki.

Buforowanie w tym wypadku polega na wypisywaniu wszystkich rzeczy, które przychodzą nam do głowy. Dzięki wpisywaniu ich do jednego miejsca automatycznie uwalniamy się z ciągłego myślenia o drobnych sprawach, które zaprzątają nasz umysł. Jak każdy wie wolny umysł to szybszy umysł

Buforowanie jest procesem niezbędnym, poprzedzającym sortowanie. Wiele osób robiąc listy “to do” robi je mówiąc prostym językiem “na odczep się”. Najczęstsza metoda to wypisywanie od góry do dołu wszystkich rzeczy na dany dzień, następnie wykonywanie ich (prawdopodobnie wg kolejności).

Biorąc pod uwagę mój styl życia, wprowadziłem system krótkoterminowy i długoterminowy. Ten drugi polega na wypisywaniu pomysłów, które wpadną mi do głowy, a następnie dopracowywaniu ich w kolejnych dniach, kiedy przyjdzie wena. System krótkoterminowy wiąże się z podzieleniem wszystkich czynności na przynajmniej 3 kategorie: do zrobienia w 5 minut, do zrobienia dzisiaj, do zrobienia jutro. Wypisując rzeczy w poszczególnych kategoriach staram się umieszczać je wg priorytetu, od najważniejszych do tych najmniej ważnych. Krótkoterminowe listy wykonuję w backpackit’ie, ze względu na bardzo prostą metodą przesuwania zadań do innych list, czy projektu – metodą “przeciągnij i upuść”.

Z doświadczenia wiem, że każdego dnia jest do wykonania wiele rzeczy, które zajmują mniej niż 5 minut. Kiedy zależy mi na wysokiej efektywności danego dnia, staram się zacząć od wykonywania właśnie tych rzeczy. Dzięki temu w krótkim czasie moja lista zmniejsza się, co powoduje oprócz uczucia zadowolenia z siebie, podświadomą chęć do kontynuowania pracy. Kiedy wykonam najważniejsze zadania, którymi mogą być np: wysłanie maila do klienta, posprzątanie na biurku czy telefon do kogoś, najczęściej zabieram się wtedy za zadania do wykonania na dzisiaj, które mają danego dnia największy priorytet.

Tak jak wspomniałem wcześniej, żaden system nie jest idealny. Ja nad swoim pracuję od roku i dopiero teraz zaczynam powoli widzieć jego efekty. Niektórym może wydawać się, że takie życie wg planu to strasznie nudne musi być. Wszystko zaplanowane od a do z, zero przyjemności, brak “spontanu”. Ja patrzę na to w inny sposób. Im szybciej i lepiej wykonam swoje zadania, tym więcej będę miał wolnego czasu na różne formy relaksu.

Polecam wszystkim czytelnikom testowanie różnych form samoorganizacji. Albert Einstein kiedyś powiedział że ” Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesić”. Warto się nad tym głębiej zastanowić. Życie jest tylko jedno, możliwości jego jak najlepszego spełnienia – miliony.

8 lutego napisałem krótkiego posta na temat moich metod zarządzania czasem. W artytule “Uratuj swój czas” przedstawiłem prosty program RescueTime, który za pomocą sprytnego systemu zapisywania wszystkich wykonywanych czynności na komputerze, tworzy statystyki przedstawiające w jasny sposób na co przeznaczamy swój czas “siedząc przed monitorem”. Ze względu na to, że moja praca jest związana z praktycznie kilkugodzinnym, codziennym przesiadywaniem na komputerze, bez wahania zainstalowałem ten program po czym dla dobra badań zapomniałem o nim na dwa miesiące i korzystałem z komputera tak, jak to robiłem do tej pory.

W ciągu marca program RescueTime śledził moje działania na komputerze przez 74 godziny. Poniżej zamieszczam wykres przedstawiający ile czasu poświęciłem na konkretne zajęcia.

Jak widać na załączonym obrazku około 15h spędziłem rozmawiając na komunikatorach gg/skype. Wbrew pozorom nie jest to czas w 100% zmarnowany ze względu na to, że komunikuje się tą drogą z moimi klientami/współpracownikami. Niestety program nie ma możliwości zbadania ile czasu przegadałem rozmawiając o swoich projektach, a ile o rzeczach, które kompletnie nie wnoszą nic pożytecznego do mojego życia. Podejrzewam, że maksymalnie 30% tego czasu było poświęcone na konkretne rozmowy dotyczące mojej pracy.

Kolejną kategorią rzucającą się w oczy jest “fun” czyli surfowanie po stronach rozrywkowych. Zakładając, że zredukowałbym czas jaki przeznaczam na rozmowy via gg/skype o 70% oraz wyeliminowałbym surfowanie po zbędnych stronach rozrywkowych, które są najzwyklejszymi zabijaczami czasu oszczędziłbym w ciągu miesiąca około 17h. Na pierwszy rzut oka 17 straconych godzin nie jest szokującą wiadomością, jednak patrząc na to z perspektywy 3 dodatkowych dni (dziennie pracuje około 5-6h), które mógłbym przeznaczyć na odrobienie zaległości – jest o co walczyć.

Aby sobie pomóc zainwestowałem w krótką książkę-poradnik “Zarządzanie czasem – profesjonalne odpowiedzi na codzienne wyzwania zawodowe”. Książka ma około 120stron dzięki czemu można ją przeczytać praktycznie jednym tchem, w drodze do uczelni/pracy czy w wolnej chwili. Książka nie jest zbyt odkrywcza, dużo więcej cennych porad można znaleźć w książce “Sztuka Efektywności” Davida Allena, mimo wszystko wydaje mi się, że wydane 24zł, które zapłaciłem za tę książkę było całkiem niezłą inwestycją… Książka ta, jest dobrym uzupełnieniem do programu RescueTime. W trakcie czytania przytoczonych w niej “sytuacji z życia wziętych” rekomendowane nam są działania identyczne jak te, wykonywane w programie RescueTime.

Autor zaleca badanie czynności, które wykonujemy każdego dnia. Poleca robienie list “to do”, szacowanie czasu, jaki zajmie nam wykonanie danego celu a następnie porównywanie swoich szacunkowych wartości do tych końcowych, które osiągnęliśmy po wykonaniu danej czynności. W książce zawarte są proste przykłady tabelek z pytaniami, które uświadomią nam co nam przeszkadza/rozprasza w pracy. Krótko mówiąc książka przedstawia nam wszystkie najczęstsze problemy powodujące obniżanie efektywności oraz sposoby na rozwiązywanie tych problemów.

Wydaję mi się, że warto sięgać po takie tytuły. Nie znam osoby, która narzeka na nadmiar czasu… za to znam wiele, które oddałyby wszystko za dobę dłuższą o dodatkowe 8godzin. Książka ta uświadamia nam, że problemem nie jest zbyt mała ilość godzin na dobę, a raczej nieprzywiązywanie uwagi do czynności, które w skali makro są sporymi zjadaczami wolnego czasu.

Wszystkim, którzy narzekają na kumulujące się zaległości polecam nabycie tej niedrogiej (na allegro można dostać za ok. 30zł z wysyłką) pozycji.
Jeśli ktoś będzie zainteresowany, chętnie odsprzedam (za parę dni)  po promocyjnej cenie której nie dostaniecie w żadnej księgarni. Prawie nieużywana,  jedynie dwa razy czytana!

ps: jeśli macie swoje skuteczne sposoby na radzenie sobie z brakiem czasu – zapraszam do komentowania!

Na pewno każdy z nas miał takie momenty, kiedy wszystko szło nie po jego myśli, kiedy wszelkie założenia, plany itp. burzyły się jak domki z kart. W takich sytuacjach można rozłożyć ręce i zacząć narzekać: że jest ciężko, że co chwile ktoś nam rzuca kłody pod nogi, że to wszystko wina czyjaś, a nie nasza.

Można też spojrzeć na swoje błędy/porażki z punktu widzenia podstaw zarządzania. Biorąc pod uwagę fakt, że w ostatnim czasie miałem dużo powodów do narzekań oraz dużo materiałów do nauki na egzamin z podstaw zarządzania uznałem, że warto połączyć jedno z drugim.

Zacznijmy od tego jak to wygląda w podstawach zarządzania. Proces zarządzania dzieli się na 4 etapy:

• planowanie
• organizowanie
• motywowanie
• kontrola

Kiedy zastanowilibyśmy się, który z tych etapów jest najważniejszy, większość odpowiedziałaby, że wszystkie 4 są równie ważne. Z jednej strony to prawda, z drugiej tylko planowanie jest procesem kreatywnym, na poziomie którego powinniśmy uwzględnić wszystkie możliwe strategie/ewentualności itp. jakie mogą wystąpić w trakcie prób osiągania naszego celu. Pozostałe 3 procesy są to  procesy zdeterminowane planem.

Przyjrzyjmy się co mówiła moja ściąga o każdym z tych etapów.

Planowanie - jt to przewidywanie przyszłych zdarzeń, formułowanie celów, sposobów realizacji celów, określanie zasobów.

Organizowanie - stworzenie struktury zarządzania, której podstawą jest plan działania, podział pracy, zasobów i działań, ustalenie procedur

Motywowanie - oddziaływanie informacyjno-decyzyjne wpływające na osiąganie celów

Kontrolowanie – porównywanie tego, co zamierzaliśmy ze zrealizowaną wielkością. Kontrolowanie możemy podzielić na prospektywne (wyprzedzające nasze działania), bieżące (przeprowadzone w trakcie naszych działań w celu sprawdzenia odhyleń wartości założonych w planie, do wartości osiąganych w rzeczywistości) oraz retrospektywne (porównanie osiągniętych końcowych celów do celów zamierzonych i ustalonych w trakcie planowania)

Zastanówmy się jak często rozkładamy proces osiągania obranego celu, na takie czynniki. Wiem z autopsji, że rzadko lub prawie w ogóle. Zamiast przygotować się na każdą ewentualność jaka może nas spotkać, jesteśmy nastawieni na myślenie życzeniowe o najpopularniejszej formie “jakoś to będzie” powierzając swoje cele w ręce chaotycznego losu.

Później, kiedy jesteśmy już w trakcie realizacji danego planu i pojawiają się problemy, stukamy się w czoło zastanawiając się “dlaczego byliśmy tacy nieodpowiedzialni, lekkomyślni?”. Tracimy w tym momencie nasz czas, nerwy, nierzadko pieniądze. Pół biedy, kiedy problemy wynikłe z naszej niedbałości da się naprawić. Gorzej kiedy nie ma już czego sprzątać.

Zakładam, że skoro doszedłeś do tego momentu tekstu, w jakimś stopniu utożsamiasz się z powyższymi sytuacjami. Jak im zaradzić?

Na pewno masz wiele pomysłów, planów, które cały czas przelatują Ci w różnych porach dnia między myślami. Spisz je do zeszytu, notatnika. Zanotuj wszystko, co Ci przyjdzie do głowy. W ten sposób odciążysz swój umysł i skupisz się na skutecznym rozwiązywaniu Twoich problemów.

Zrób listę rzeczy zaległych, które ciągle przekładałeś/obiecywałeś zrobić, a ostatecznie nie zrobiłeś. Na pewno siedzą Ci jeśli nie w głowie, to przypominają o sobie rozpraszając Cię. Posegreguj je wg priorytetu. Od najważniejszych (lub takich, których rozwiązanie zajmie najwięcej czasu) do najmniejszych. Dlaczego tak, a nie odwrotnie? Najlepiej jest zająć się w pierwszej linii sprawami ważnymi. Kiedy już uda nam się ‘odhaczyć’ jakieś trudne zadanie, będziemy czuli się usatysfakcjonowani, spełnieni i będzie nam dużo lżej (poza tym zadanie-kobyła nie będzie cały czas przypominało o sobie).

Zrób listę rzeczy które ciągle robisz, a które nie przynoszą żadnych wymiernych efektów. Nie marnuj czasu na działania które nic Ci nie dają. Jeśli za dużo czasu tracisz siedząc przy komputerze, zainstaluj program, który będzie szpiegował Cię w określonych godzinach i zdawał Ci dokładne raporty. Pisałem o tym w poście Uratuj swój czas.

Kiedy już zbierzesz wszystkie dane wejściowe, napisz plan działania, zorganizuj czas i inne zasoby, zmotywuj się i weź się do roboty!