Temat o którym dzisiaj napiszę jest jednym z moich ulubionych. Z moich obserwacji wynika, że metoda spisywania rzeczy “do zrobienia” jest obca wielu osobom. Sam żyłem w takiej nieświadomości przez większą część mojego życia do momentu, w którym uświadomiłem sobie jak wiele zadań każdego dnia mam do wykonania i jak bardzo potrzebuję jakiejś metody na opanowanie chaosu z tym fantem związanego.
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że każda czynność którą wykonują to projekt. Projekty bywają mniejsze lub większe. Możemy uczyć się do egzaminu, robić obiad, otwierać nowy interes/firmę czy planować swój rozwój. Tak naprawdę wszystko, co robimy w naszym życiu da się podzielić na różnej wielkości projekty.
Jak zatem zabrać się do sporządzenia dobrej listy “rzeczy do zrobienia”? Wiele osób odpowie: “wziąć kartkę papieru i długopis, wypisać wszystkie elementy tej składanki i zabrać się do pracy!”. Owszem, jest to najpopularniejsza i zarazem najprostsza metoda. Często jednak wiąże się ona ze złym oszacowaniem wielu czynników, przez co czas wykonywanych zadań rozciąga się najczęściej w nieskończoność. Prawda jest taka, że nie ma jednej najlepszej metody. Każdy musi sam próbować, obserwować swoje działania, wprowadzać zmiany i testować różne kombinacje. Pomimo tego, że nie doszedłem jeszcze w tym temacie do perfekcji, wydaję mi się, że mogę już “coś” na ten temat napisać.
Zacznę od drugiego zagadnienia mojego tematu, czyli “w czym robić listy to do”? Osobiście wybrałem do tego dwa narzędzia. Jedno z nich to bardzo dobrze zaprojektowany system internetowy, drugie to dizajnerski notatnik, który praktycznie zawsze mam przy sobie.
Jest to pierwsze narzędzie stworzone do zaawansowanego robienia list “to do”. Ma On szerokie bardzo szerokie zastosowania w zarządzaniu czasem.
Używając backpackit’u możemy:
- robić listy “to do”
- tworzyć różnorakie projekty do zarządzania tymi listami (w darmowym koncie jest limit 5 projektów)
- ustawiać sobie zadania do wykonania w określonym czasie w kalendarzu
- ustawiać przypomnienia wysyłane wg wymyślonych przez nas ustawień (dzień przed/godzina przed/w danym momencie) na wyznaczoną skrzynkę pocztową lub na swój telefon w formie smsów (podobno działa to w orange, mnie niestety smsy nie dochodzą najprawdopodobniej z winy świadomego zablokowania przeze mnie komercyjnych smsów)
- dodawać notki do swoich list oraz komentarze
- tagować poszczególne elementy w celu przyporządkowania ich do słów kluczy
- otworzyć dzienniki (bardzo przydatny dla inwestorów, dzięki niemu możesz zapisywać sobie wszystkie swoje transakcje, przemyślenia i wnioski – wszystko w jednym miejscu)
- dodawać zdjęcia i inne pliki (w płatnej wersji; najtańsza kosztuje $7 miesięcznie)
- i wiele wiele innych…
Mimo bardzo rozwiniętej funkcjonalności tej aplikacji nie zastąpi ona najnormalniejszego na świecie notatnika i ołówka. Ze względu na to, że jestem gadżeciażem wybrałem firmę…
moleskine…
produkującą od ponad wieku różnego rodzaju notatniki, rysowniki, notatniki z pięciolinią czy kalendarze.
Moja Pani dyrektor w szkole średniej zwykła mówić “od najlepszej pamięci zawsze lepszy jest ołówek i kartka papieru”. Jeśli zamiast kartki papieru mamy ich kilkadziesiąt, połączonych w eleganckiej czarnej okładce rodem z “oldschoolowych” książek, tym chętniej korzystamy (tak przynajmniej jest w moim wypadku) z takich narzędzi.
Koszt normalnego notatnika to 30zł. Owszem, można nabyć identyczne po dużo niższych cenach, jednak biorąc pod uwagę dożywotnią gwarancję na ten produkt (jeśli moleskine Ci się zepsuje, robisz zdjęcie, wysyłasz je do producenta, a producent odsyła nowiutkiego, bez jakichkolwiek wad moleskina, którego uprzednio posiadałeś) w tym wypadku warto przepłacać.
Jak robić listy “to do”?
Metod jest wiele. Ja po przeczytaniu paru książek na temat zarządzania czasem czy zarządzania projektami postarałem się wyciągnąć z nich esencję porad i stworzyć swój własny system.
Najważniejsze przy robieniu list “do zrobienia” jest założenie pewnego miejsca, które będzie buforem wszystkich czynności które mamy do zrobienia. W moim wypadku tym buforem jest moleskine z prostej przyczyny – nie muszę mieć dostępu do internetu, żeby zrobić sobie jakieś małe notki.
Buforowanie w tym wypadku polega na wypisywaniu wszystkich rzeczy, które przychodzą nam do głowy. Dzięki wpisywaniu ich do jednego miejsca automatycznie uwalniamy się z ciągłego myślenia o drobnych sprawach, które zaprzątają nasz umysł. Jak każdy wie wolny umysł to szybszy umysł
Buforowanie jest procesem niezbędnym, poprzedzającym sortowanie. Wiele osób robiąc listy “to do” robi je mówiąc prostym językiem “na odczep się”. Najczęstsza metoda to wypisywanie od góry do dołu wszystkich rzeczy na dany dzień, następnie wykonywanie ich (prawdopodobnie wg kolejności).
Biorąc pod uwagę mój styl życia, wprowadziłem system krótkoterminowy i długoterminowy. Ten drugi polega na wypisywaniu pomysłów, które wpadną mi do głowy, a następnie dopracowywaniu ich w kolejnych dniach, kiedy przyjdzie wena. System krótkoterminowy wiąże się z podzieleniem wszystkich czynności na przynajmniej 3 kategorie: do zrobienia w 5 minut, do zrobienia dzisiaj, do zrobienia jutro. Wypisując rzeczy w poszczególnych kategoriach staram się umieszczać je wg priorytetu, od najważniejszych do tych najmniej ważnych. Krótkoterminowe listy wykonuję w backpackit’ie, ze względu na bardzo prostą metodą przesuwania zadań do innych list, czy projektu – metodą “przeciągnij i upuść”.
Z doświadczenia wiem, że każdego dnia jest do wykonania wiele rzeczy, które zajmują mniej niż 5 minut. Kiedy zależy mi na wysokiej efektywności danego dnia, staram się zacząć od wykonywania właśnie tych rzeczy. Dzięki temu w krótkim czasie moja lista zmniejsza się, co powoduje oprócz uczucia zadowolenia z siebie, podświadomą chęć do kontynuowania pracy. Kiedy wykonam najważniejsze zadania, którymi mogą być np: wysłanie maila do klienta, posprzątanie na biurku czy telefon do kogoś, najczęściej zabieram się wtedy za zadania do wykonania na dzisiaj, które mają danego dnia największy priorytet.
Tak jak wspomniałem wcześniej, żaden system nie jest idealny. Ja nad swoim pracuję od roku i dopiero teraz zaczynam powoli widzieć jego efekty. Niektórym może wydawać się, że takie życie wg planu to strasznie nudne musi być. Wszystko zaplanowane od a do z, zero przyjemności, brak “spontanu”. Ja patrzę na to w inny sposób. Im szybciej i lepiej wykonam swoje zadania, tym więcej będę miał wolnego czasu na różne formy relaksu.
Polecam wszystkim czytelnikom testowanie różnych form samoorganizacji. Albert Einstein kiedyś powiedział że ” Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesić”. Warto się nad tym głębiej zastanowić. Życie jest tylko jedno, możliwości jego jak najlepszego spełnienia – miliony.